Карточка клиента: бьюти-карта, формулы, фото, согласия и депозит

Карточка клиента в тетради вмещает телефон и «краска 7.1». В CRM она вмещает всё, что нужно мастеру перед визитом и администратору при расчёте. Разбираем по разделам.

Где это в CRM

• Карточка: «Клиенты → клиент». Бьюти-карта, формулы, фото, депозит и абонементы — блоки внутри карточки.
• Шаблоны согласий: «Настройки → Процессы → Согласия».

Бьюти-карта

Одна на клиента. В ней тип кожи, тип волос, аллергии, противопоказания и свободные заметки. Создаётся сама, когда вы впервые что-то в неё пишете. Это то, что мастер открывает перед процедурой, и то, что новый мастер читает вместо того, чтобы спрашивать клиента заново.

Формулы

Журнал формул: текст формулы, название, заметки и привязка к визиту, услуге и мастеру. Последняя формула видна сразу, предыдущие остаются в истории. Формула, записанная после визита, через два месяца экономит полчаса подбора.

Фото до и после

Фото прикрепляются к записи с пометкой «до», «после» или «другое», с подписью. Они видны в карточке клиента и нужны в двух случаях: показать клиенту динамику и защититься, когда через неделю приходит претензия.

Фото хранятся внутри CRM и клиенту наружу не показываются.

Согласия

Для процедур, которые требуют информированного согласия, есть шаблоны. Вы создаёте запрос из шаблона или с произвольным текстом, и система выдаёт ссылку. Ссылку вы передаёте клиенту сами: в мессенджер или показываете QR на планшете.

Клиент по ссылке читает текст и подписывает: набирает своё имя или рисует подпись пальцем. Сохраняется текст в том виде, в каком он был на момент подписи, тип подписи, сама подпись, время и IP-адрес. Если вы потом измените шаблон, подписанные согласия не изменятся.

Клиент может и отказаться; это тоже фиксируется.

Депозит

Клиент может внести деньги вперёд, и они лежат на его балансе. Пополнение проводится в кассу как приход. При визите оплата «с баланса» списывает сумму без повторной кассовой операции: деньги уже пришли раньше. В минус баланс уйти не может.

Если визит, оплаченный с баланса, отменён, сумма возвращается на баланс. Вернуть деньги наличными тоже можно, и это будет расход из кассы. Ручная правка баланса требует комментария: правка без объяснения через месяц выглядит как ошибка.

История баланса хранится полностью: каждое пополнение, списание и возврат с датой и тем, кто это сделал.

Что ещё есть в карточке

• Неявки считаются по записям со статусом «не пришёл». Это не отдельное поле, а подсчёт, поэтому отмечайте неявки статусом.
• Сумма трат и уровень лояльности обновляются при каждой полной оплате визита.
• День рождения используется сегментами рассылок: «день рождения в течение N дней».
• Отписка от рассылок останавливает маркетинговые сообщения и просьбы об отзыве. Сервисные напоминания о записи идут дальше.
• История платежей, записи, визиты, сообщения в чатах.

Дубли и объединение карточек

Дубли появляются сами: клиент записался онлайн со второго номера, администратор завёл карточку до того, как импорт привёз такую же из старой CRM, заявку сконвертировали дважды. Раздел «Клиенты → Дубли» показывает группы карточек с одинаковым телефоном, почтой или полным именем и предлагает оставить ту, у которой больше истории.

Объединение переносит на основную карточку всё: записи, визиты, заявки, отзывы, чаты, абонементы, сертификаты, депозит, согласия, анкеты, звонки, задачи и файлы. Баланс и сумма трат складываются, уровень лояльности пересчитывается по визитам. Перед подтверждением видно, что именно переедет и чьё значение останется в каждом поле, где карточки расходятся: имя, телефон, почта, день рождения, заметки (их можно оставить оба). Вторую карточку можно открыть и дальше, но она перестаёт находиться по телефону, попадать в списки и выгрузки, а старая ссылка на неё ведёт на основную. Объединить можно и из карточки клиента — кнопка «Объединить» рядом с «Редактировать».