Картка клієнта: бьюті-карта, формули, фото, згоди і депозит

Картка клієнта в зошиті вміщує телефон і «фарба 7.1». У CRM вона вміщує все, що потрібно майстру перед візитом і адміністратору при розрахунку. Розбираємо по розділах.

Де це в CRM

• Картка: «Клієнти → клієнт». Бьюті-карта, формули, фото, депозит і абонементи — блоки всередині картки.
• Шаблони згод: «Налаштування → Процеси → Згоди».

Бьюті-карта

Одна на клієнта. У ній тип шкіри, тип волосся, алергії, протипоказання і вільні нотатки. Створюється сама, коли ви вперше щось у неї пишете. Це те, що майстер відкриває перед процедурою, і те, що новий майстер читає замість того, щоб питати клієнта заново.

Формули

Журнал формул: текст формули, назва, нотатки і прив'язка до візиту, послуги й майстра. Останню формулу видно одразу, попередні залишаються в історії. Формула, записана після візиту, через два місяці економить пів години підбору.

Фото до і після

Фото прикріплюються до запису з позначкою «до», «після» або «інше», з підписом. Вони видимі в картці клієнта і потрібні в двох випадках: показати клієнту динаміку і захиститися, коли через тиждень приходить претензія.

Фото зберігаються всередині CRM і клієнту наружу не показуються.

Згоди

Для процедур, які потребують інформованої згоди, є шаблони. Ви створюєте запит зі шаблону або з довільним текстом, і система видає посилання. Посилання ви передаєте клієнту самі: у месенджер або показуєте QR на планшеті.

Клієнт за посиланням читає текст і підписує: набирає своє ім'я або малює підпис пальцем. Зберігається текст у тому вигляді, в якому він був на момент підпису, тип підпису, сам підпис, час і IP-адреса. Якщо ви потім зміните шаблон, підписані згоди не зміняться.

Клієнт може і відмовитись; це теж фіксується.

Депозит

Клієнт може внести гроші наперед, і вони лежать на його балансі. Поповнення проводиться в касу як прихід. При візиті оплата «з балансу» списує суму без повторної касової операції: гроші вже прийшли раніше. У мінус баланс піти не може.

Якщо візит, оплачений з балансу, скасовано, сума повертається на баланс. Повернути гроші готівкою теж можна, і це буде витрата з каси. Ручна правка балансу вимагає коментаря: правка без пояснення через місяць виглядає як помилка.

Історія балансу зберігається повністю: кожне поповнення, списання і повернення з датою і тим, хто це зробив.

Що ще є в картці

• Неявки рахуються за записами зі статусом «не прийшов». Це не окреме поле, а підрахунок, тому позначайте неявки статусом.
• Сума витрат і рівень лояльності оновлюються при кожній повній оплаті візиту.
• День народження використовується сегментами розсилок: «день народження протягом N днів».
• Відписка від розсилок зупиняє маркетингові повідомлення і просьби про відгук. Сервісні нагадування про запис ідуть далі.
• Історія платежів, записи, візити, повідомлення в чатах.

Дублі та об'єднання карток

Дублі з'являються самі: клієнт записався онлайн з другого номера, адміністратор завів картку до того, як імпорт привіз таку саму зі старої CRM, заявку сконвертували двічі. Розділ «Клієнти → Дублі» показує групи карток з однаковим телефоном, поштою або повним ім'ям і пропонує залишити ту, в якої більше історії.

Об'єднання переносить на основну картку все: записи, візити, заявки, відгуки, чати, абонементи, сертифікати, депозит, згоди, анкети, дзвінки, задачі та файли. Баланс і сума витрат складаються, рівень лояльності перераховується за візитами. Перед підтвердженням видно, що саме переїде і чиє значення залишиться в кожному полі, де картки розходяться: ім'я, телефон, пошта, день народження, нотатки (їх можна залишити обидва). Другу картку можна відкрити й далі, але вона перестає знаходитися за телефоном, потрапляти у списки та вивантаження, а старе посилання на неї веде на основну. Об'єднати можна і з картки клієнта — кнопка «Об'єднати» поруч із «Редагувати».