Нагадування клієнтам: за скільки, яким каналом і чому SMS не наші

Клієнт, якому не нагадали, приходить не завжди. Кожна така неявка коштує майстру години роботи, тому нагадування в BeeSection працюють без налаштувань з першого дня. Ця стаття про те, що саме відбувається і що можна змінити.

Коли йде нагадування

За замовчуванням нагадувань два: за 24 години до візиту і за 2 години. Перше дає час перенести, друге ловить тих, хто забув про сьогодні.

Набір можна змінити в налаштуваннях нагадувань: від одного до кількох нагадувань, кожне від 1 до 168 годин до візиту. Салон з довгими процедурами додає нагадування за 48 годин, барбершоп часто лишає тільки за 2.

Якщо до візиту залишилось менше ніж 15 хвилин, нагадування не піде: клієнт і так у дорозі. Якщо запис створили, коли час першого нагадування вже минув, воно пропускається, а наступне йде як зазвичай.

Окремо від нагадувань клієнт отримує підтвердження одразу після запису через сайт: інакше він не знає, чи запис узагалі існує, і дзвонить у салон перевірити.

Нагадування не йдуть за записами зі статусами «скасовано», «завершено» і «не прийшов». Позначайте неявки статусом, а не видаленням: так зберігається історія, і в картці клієнта видно, скільки разів людина не приходила.

Два канали, які працюють одразу

Новий салон нічого не підключав, але нагадування в нього вже є. Це два канали:

Telegram-бот BeeSection. Безкоштовно і без обмежень. Клієнт підписується сам: на сторінці «моя запис» є кнопка «Нагадувати в Telegram». Після натискання відкривається бот, і клієнт бачить назву вашого салону в тексті. Підписати клієнта замість нього не можна, і це правильно: інакше це була б розсилка без згоди.

Пошта. Якщо клієнт не підписаний на бота, нагадування йде на його електронну адресу. Листи відправляє наш поштовий сервер, і в них є денний ліміт, який залежить від тарифу:

Для одного майстра 30 листів на добу вистачає з запасом. Салон із вісьмома майстрами впирається в ліміт Start, і саме тому на Salon він більший. Коли ліміт вичерпано, власник отримує про це лист, один на день.

Якщо у салону є власна поштова інтеграція, листи йдуть через неї, і денний ліміт BeeSection не витрачається.

Порядок каналів

Нагадування йде першим каналом, який спрацював. Порядок задається списком у налаштуваннях, і за замовчуванням він такий: Telegram-бот, потім пошта. Клієнт, підписаний на бота, пошту не отримає; не підписаний — отримає лист.

Доступні канали: Telegram-бот платформи, власний Telegram-бот салону, Viber, WhatsApp, SMS і пошта. Усе, крім бота платформи і пошти, потребує інтеграції салону.

SMS: через свого провайдера

SMS ми не надсилаємо і не продаємо. Салон підключає провайдера сам і платить йому напряму. У каталозі інтеграцій є Zadarma, TurboSMS, Kyivstar, Twilio та eSputnik. Повідомлення коштує від двох гривень, і рахувати чужий трафік у підписці означало б або завищувати ціну для всіх, або йти в мінус на першому ж активному салоні.

Після підключення провайдера допишіть sms у кінець списку каналів. Так безкоштовні канали спрацьовують першими, а платні SMS ідуть тільки тим, кого іншим способом не дістати.

Чому нагадування не пішло

Кожне нагадування, і відправлене, і пропущене, записується в журнал. Пропуск має причину, і вона видима в журналі напоминань запису:

• Немає контакту. Клієнт не підписаний на бота, а пошти чи телефону в картці немає.
• Клієнт відписаний. Людина відмовилась від нагадувань.
• Вичерпано денний ліміт листів тарифу. Салон відправив усе, що дозволяє тариф на сьогодні. Завтра ліміт відновиться.
• Вичерпано денну квоту пошти платформи. Це вже про наш поштовий сервер, а не про ваш тариф. Такі випадки ми бачимо і виправляємо самі.

Мовчки пропустити нагадування система не може: інакше ви б вирішили, що нагадування зламалися, і шукали б проблему там, де її немає.

Що робити з клієнтами без Telegram і пошти

Попросити телефон і підключити SMS, або просити клієнтів підписатися на бота при першому візиті. Кнопка підписки є на сторінці кожного запису, тому достатньо надіслати клієнту посилання на його запис.

Клієнт, який написав боту /stop, відписується від усіх салонів одразу. Людина відмовляється від нагадувань, а не від одного майстра, і пам'ятати, скільки їх було, вона не зобов'язана.