Салон закрыт: ремонт, отпуск, праздники. Как не получить записи на эти дни

Салон закрывается не только на выходные. Ремонт, переезд, неделя новогодних праздников, отключение света на день. Для таких случаев есть закрытие на период. Оно отличается от графика мастера, и путать их не стоит.

Где это в CRM

• Закрытия: «Настройки → Салон → Закрытия салона».
• Отсутствия мастера: «Сотрудники → карточка → График».

Две разные вещи

Отпуск или выходной мастера принадлежит мастеру. Он в отпуске, остальная команда работает, и клиенты записываются к другим. Это настраивается в графике конкретного мастера как исключение на дату.

Закрытие салона принадлежит салону или филиалу. В эти дни не работает никто, и записи не должны приходить ни к кому. Это настраивается в настройках компании, раздел «Закрытия».

Если закрыть отпуском каждого мастера по отдельности, вы потратите время и забудете про администратора, у которого тоже есть график. Закрытие на период делает это одной записью.

Как создать закрытие

В разделе закрытий вы задаёте:

• дату начала и дату конца, обе включительно;
• для всей компании или для одного филиала;
• причину: ремонт, праздники, переезд. Причина видна команде и нужна, чтобы через полгода не гадать, почему в календаре пустая неделя.

Одна запись — один период. Для новогодних праздников это одна запись с 31 декабря по 7 января, а не семь отдельных.

Что видит клиент

На странице онлайн-записи в закрытые дни нет свободного времени. Вместо пустого календаря клиент видит объяснение: салон закрыт до такой-то даты, и ближайший открытый день. Так человек сразу выбирает другой день, а не закрывает страницу с мыслью, что запись не работает.

Записи, которые уже стоят на даты закрытия, остаются как есть, и напоминания по ним продолжают уходить. Их нужно перенести или отменить вручную: система не отменяет чужие договорённости за вас.

Ручная запись в закрытый день

Администратор может создать запись на закрытый день. Иногда это нужно: владелец договорился с постоянной клиенткой прийти во время ремонта, потому что работает один кабинет. Система попросит подтвердить, что вы понимаете, что салон в этот день закрыт, и после подтверждения запись создаётся.

У онлайн-записи такого подтверждения нет: клиент с улицы не может записаться в закрытый день ни при каких условиях.

Когда закрытие заканчивается

Ничего делать не нужно. На следующий день после даты конца страница записи снова показывает свободное время. Если ремонт затянулся, продлите дату конца в той же записи, а не создавайте новую: так история закрытий остаётся читаемой.