Лист очікування: як не втрачати вікна, що звільнилися

Скасування за годину до візиту — це не тільки втрачений час майстра. Це ще й клієнт, який два дні тому просив «повідомте, якщо щось звільниться» і про якого адміністратор у метушні забув. Лист очікування знімає цю задачу з людини.

Як клієнт потрапляє в лист

Заявку заводить адміністратор або майстер у CRM: клієнт подзвонив або написав, вільного часу немає, і ви записуєте його в лист. Самостійно з публічної сторінки в лист стати не можна: це рішення свідоме, бо порожня черга, яку ніхто не веде, гірша за її відсутність.

У заявці:

• діапазон дат — за замовчуванням від сьогодні на два тижні вперед;
• час дня: будь-який, ранок до 12:00, день з 12:00 до 17:00, вечір після 17:00;
• послуга і майстер, обидва можна не вказувати: «до будь-кого на манікюр» — теж заявка;
• терміново і пріоритет для тих, кого варто пропустити вперед;
• коментар.

Коли пропонується вікно

Вікно звільняється, коли запис скасовують або позначають неявкою. Тієї ж миті система шукає в листі кандидатів на цей час: діапазон дат підходить, час дня збігається, послуга і майстер або ті самі, або не вказані.

Черга кандидатів будується так: спочатку ті, хто просив саме цього майстра, потім вищий пріоритет, потім хто раніше став у лист.

Є одне обмеження. Якщо до звільненого вікна менше двох годин, воно пропонується тільки тим, у кого стоїть «терміново». Людина, яка збиралася прийти колись на тижні, не встигне зібратись за годину, і пропозиція лише витратить її 30 хвилин.

30 хвилин на відповідь

Пропозиція йде одному кандидату, не всім одразу. Клієнт отримує повідомлення з датою, часом і посиланням, і в нього є 30 хвилин, щоб забрати вікно. Повідомлення йде тими ж каналами, що й нагадування: Telegram-бот, пошта, або SMS, якщо ви його підключили.

За посиланням клієнт бачить вікно і кнопку «Забрати». Якщо він встиг, запис створюється, а заявка в листі закривається. Якщо за цей час хтось записався на це вікно звичайним способом, клієнт побачить, що воно вже зайняте.

Не відповів за 30 хвилин — заявка повертається в лист, а вікно пропонується наступному. Клієнт нічого не втрачає: він не відмовився, а просто не встиг, і наступного разу отримає пропозицію знову.

Що бачить адміністратор

У розділі листа очікування видно всі заявки зі статусами: чекає, запропоновано, записано, прострочено, скасовано. Для запропонованих видно, до якого часу діє пропозиція і на яке вікно. Заявки, у яких минув діапазон дат, система закриває сама.

Зняти заявку можна одним натисканням: вона не видаляється, а позначається скасованою, і історія залишається.

Що варто робити

Заводьте заявку одразу, поки клієнт на лінії, і ставте «терміново» тим, хто готовий прийти сьогодні. Решту робить система: ви дізнаєтесь про результат, коли в календарі з'явиться запис з коментарем «З листа очікування».