Электронные документы и подпись

Новый мастер выходит в понедельник. До понедельника нужно подписать договор, ознакомить с регламентом и материальной ответственностью, а в конце месяца — ещё и зарплатный лист. Распечатать, дождаться, пока человек приедет, сложить в папку, а через год искать в этой папке конкретный лист. Раздел ЭДО убирает из этой цепочки бумагу: документ живёт в CRM, а получатель подписывает его по ссылке.

Где это в CRM

• Документы: «Финансы → ЭДО». Две вкладки — «Дашборд» и «Документы».
• Настройки: «Настройки → Интеграции», раздел «Документы», карточка «Internal EDO».

Сразу честно о границах интерфейса. Страница раздела — обзорная: виджеты, список документов с фильтрами и карточка документа с историей событий. У создания документа, наложения печати, отправки на подпись и генерации PDF нет экранов в кабинете — это методы API; в карточке интеграции для них есть кнопки «Действия», но они принимают параметры в виде JSON. А вот то, что видит и делает получатель документа, наоборот, сделано страницей — и именно это подробно описано ниже.

Что считается документом

Типы делятся на две группы. Внешние — налоговая накладная, расчёт корректировки, акт выполненных работ, счёт, расходная накладная. Внутренние — визит, калькуляция, договор, зарплатный лист, служебная записка, политика или регламент и произвольный документ.

Номер система даёт сама, по типу и году: договор становится ДГВ-2026-0001, акт — АКТ-2026-0001, зарплатный лист — ЗП-2026-0001. Нумерация считается внутри компании, поэтому у соседнего салона свои номера.

Состояния документа: черновик, подписан, отправлен, зарегистрирован в ГФС, получен, обработан, отклонён, отменён. Переходы не произвольные: подписать можно только черновик, отправить — только подписанный или зарегистрированный документ. Каждый шаг ложится в историю документа отдельной строкой — создан, подписан, поставлена печать, отправлен, получатель просмотрел, подписал, отклонил, подписали все. Эта история видна в карточке документа.

Печать, подпись директора и настройки

Настройки живут в интеграции «Internal EDO» и задаются один раз: название компании, ЕДРПОУ, адрес, телефон, фамилия и должность директора (по умолчанию — «Директор»).

Изображения печати и подписи директора принимаются в формате PNG, JPEG или GIF размером до 2 МБ. Загрузка сделана отдельными методами API: в форме настроек интеграции соответствующее поле — текстовое и хранит путь к уже загруженному файлу.

Дальше — то, что влияет на каждый документ: способ подписи по умолчанию, ставить ли печать и подпись директора автоматически, какими каналами уведомлять получателя (почта, SMS, Telegram), сколько дней действует запрос на подпись (по умолчанию семь), через сколько дней напоминать (три), шаблон PDF — стандартный, минимальный, детальный или брендированный — и добавлять ли QR-код для проверки.

Отправление на подпись

На подпись документ уходит списком получателей: имя, почта, телефон. На каждого заводится отдельный запрос с собственным случайным токеном, и ссылка выглядит как sign.beesection.com/sign/<токен>. Срок действия считается с момента отправки — по умолчанию семь дней.

Если способ подписи — PIN, система генерирует шестизначный код, хранит у себя только его хеш, а сам код кладёт в письмо или SMS. Письмо со ссылкой идёт всегда, когда включены уведомления по почте; SMS — только если вы отдельно включили этот канал и у получателя указан телефон. Как только ушло хотя бы одно сообщение, документ переходит в состояние «Отправлено».

Запрос можно отменить (только пока он в ожидании) или отправить повторно. Повторная отправка умеет то, чего не умеет новая: если срок уже истёк, она продлевает ссылку на те же семь дней и возвращает запрос в ожидание, а для PIN-подписи генерирует новый код. Количество повторных отправок сохраняется.

Как подписывает получатель

Получатель открывает ссылку и видит документ: номер, тип, компанию-отправителя, сумму, содержание, а также отметки о печати и подписи директора. Сам факт открытия фиксируется — запрос переходит в состояние «Просмотрено», и в истории документа появляется строка об этом.

Способов подписи пять: простая галочка, подпись, нарисованная пальцем, загруженное изображение подписи, PIN-код и код из SMS. Какие именно доступны — решает запрос: PIN предлагается, только если для него сохранён хеш, SMS — только если есть телефон. Когда доступных способов больше одного, получатель выбирает сам. Согласие обязательно в любом случае: без отметки «согласен» подпись не принимается.

Вместе с подписью сохраняются время, IP-адрес и браузер того, кто подписал. Дальше получатель получает письмо-подтверждение с кодом проверки, а когда все получатели подписали, документ переходит в состояние «Получено», и в историю ложится отдельная запись. Вместо подписи можно отказаться — с причиной, которая тоже сохраняется.

Ограничений на этой странице ровно столько, сколько нужно, чтобы посторонний человек со ссылкой не смог ею злоупотребить. Код в SMS живёт пять минут, новые коды — не чаще раза в минуту и не больше пяти за час: SMS стоит салону денег, а ссылка публичная. Ошибиться с PIN-кодом или кодом из SMS можно пять раз — после этого код стирается и нужен новый. Просроченная ссылка показывает страницу «срок истёк», а не страницу подписи; уже подписанная — страницу с состоянием.

Напоминания, просрочка и проверка

Три вещи делают команды, которые запускаются по расписанию на сервере:

• edo/expire-requests — каждый час помечает просроченные запросы;
• edo/send-reminders — каждый день в десять шлёт напоминания тем, у кого до конца срока осталось три дня (чаще раза в сутки один человек напоминание не получит);
• edo/cleanup-pdf — убирает сгенерированные PDF старше тридцати дней.

PDF документа собирается по запросу и каждый раз заново: документ мог измениться после прошлой генерации, и отдавать на «скачать» вчерашний файл нельзя. Если включена настройка «QR-код для проверки», в файл добавляется блок с кодом проверки и ссылкой на страницу проверки — пока текстом, а не картинкой кода.

Страница проверки публичная: по коду документа кто угодно — банк, арендодатель, бухгалтер контрагента — видит номер, дату, тип, состояние, компанию, сумму и список тех, кто подписал, с датами. Тот же код и ссылку получатель видит в письме-подтверждении после подписи. Без кода страница не показывает ничего.

Что стоит делать

Заполните настройки до первой отправки: без фамилии директора и печати документ формально выглядит пустым, а поменять это задним числом в уже подписанном документе нельзя. Для документов, которые подписывает посторонний человек, ставьте PIN или SMS вместо простой галочки — именно они делают подпись проверяемой. И держите включённой команду просрочки: запрос, у которого истёк срок, но который всё ещё показывается как «ожидает подписи», путает больше, чем отсутствие ответа.