Електронні документи та підпис

Новий майстер виходить у понеділок. До понеділка треба підписати договір, ознайомити з регламентом і матеріальною відповідальністю, а наприкінці місяця — ще й зарплатний лист. Роздрукувати, дочекатися, поки людина приїде, скласти в папку, а через рік шукати в цій папці конкретний аркуш. Розділ ЕДО прибирає з цього ланцюжка папір: документ живе в CRM, а отримувач підписує його за посиланням.

Де це в CRM

• Документи: «Фінанси → ЕДО». Дві вкладки — «Дашборд» і «Документи».
• Налаштування: «Налаштування → Інтеграції», розділ «Документи», картка «Internal EDO».

Одразу чесно про межі інтерфейсу. Сторінка розділу — оглядова: віджети, список документів з фільтрами і картка документа з історією подій. Створення документа, накладання печатки, відправлення на підпис і генерація PDF екранів у кабінеті не мають — це методи API; у картці інтеграції для них є кнопки «Дії», але вони приймають параметри у вигляді JSON. Те, що бачить і робить отримувач документа, навпаки, зроблено сторінкою — і саме воно описано нижче докладно.

Що вважається документом

Типи діляться на дві групи. Зовнішні — податкова накладна, розрахунок коригування, акт виконаних робіт, рахунок, видаткова накладна. Внутрішні — візит, калькуляція, договір, зарплатний лист, службова записка, політика чи регламент і довільний документ.

Номер система дає сама, за типом і роком: договір стає ДГВ-2026-0001, акт — АКТ-2026-0001, зарплатний лист — ЗП-2026-0001. Нумерація рахується всередині компанії, тож у сусіднього салону свої номери.

Стани документа: чернетка, підписано, відправлено, зареєстровано в ДФС, отримано, оброблено, відхилено, скасовано. Переходи не довільні: підписати можна тільки чернетку, відправити — тільки підписаний або зареєстрований документ. Кожен крок лягає в історію документа окремим рядком — створено, підписано, поставлено печатку, відправлено, переглянув отримувач, підписав, відхилив, підписали всі. Цю історію видно в картці документа.

Печатка, підпис директора і налаштування

Налаштування живуть в інтеграції «Internal EDO» і задаються один раз: назва компанії, ЄДРПОУ, адреса, телефон, прізвище й посада директора (за замовчуванням — «Директор»).

Зображення печатки і підпису директора приймаються у форматі PNG, JPEG або GIF розміром до 2 МБ. Завантаження зроблене окремими методами API: у формі налаштувань інтеграції відповідне поле — текстове і зберігає шлях до вже завантаженого файла.

Далі — те, що впливає на кожен документ: спосіб підпису за замовчуванням, чи ставити печатку і підпис директора автоматично, якими каналами повідомляти отримувача (пошта, SMS, Telegram), скільки днів діє запит на підпис (за замовчуванням сім), через скільки днів нагадувати (три), шаблон PDF — стандартний, мінімальний, детальний чи брендований — і чи додавати QR-код для перевірки.

Відправлення на підпис

На підпис документ іде списком отримувачів: імʼя, пошта, телефон. На кожного заводиться окремий запит із власним випадковим токеном, і посилання виглядає як sign.beesection.com/sign/<токен>. Термін дії рахується від моменту відправлення — стандартно сім днів.

Якщо спосіб підпису — PIN, система генерує шестизначний код, зберігає в себе тільки його хеш, а сам код кладе в лист чи SMS. Лист із посиланням іде завжди, коли увімкнено сповіщення поштою; SMS — тільки якщо ви окремо ввімкнули цей канал і в отримувача вказано телефон. Коли хоч одне повідомлення пішло, документ переходить у стан «Відправлено».

Запит можна скасувати (тільки поки він в очікуванні) або надіслати повторно. Повторна відправка вміє те, чого не вміє нова: якщо термін уже минув, вона продовжує посилання на ті самі сім днів і повертає запит в очікування, а для PIN-підпису генерує новий код. Кількість повторних відправок зберігається.

Як підписує отримувач

Отримувач відкриває посилання і бачить документ: номер, тип, компанію-відправника, суму, вміст, а також позначки про печатку й підпис директора. Сам факт відкриття фіксується — запит переходить у стан «Переглянуто», і в історії документа зʼявляється рядок про це.

Способів підпису пʼять: проста галочка, намальований пальцем підпис, завантажене зображення підпису, PIN-код і код із SMS. Який саме доступний — вирішує запит: PIN пропонується, тільки якщо для нього збережено хеш, SMS — тільки якщо є телефон. Коли доступних способів більше одного, отримувач обирає сам. Згода є обовʼязковою в будь-якому разі: без позначки «згоден» підпис не приймається.

Разом із підписом зберігаються час, IP-адреса й браузер того, хто підписав. Далі отримувач дістає лист-підтвердження з кодом перевірки, а коли всі отримувачі підписали, документ переходить у стан «Отримано» і в історію лягає окремий запис. Замість підпису можна відмовитися — з причиною, яка теж зберігається.

Обмежень на цій сторінці рівно стільки, скільки потрібно, щоб чужа людина з посиланням не змогла нею зловживати. Код у SMS живе пʼять хвилин, нові коди — не частіше ніж раз на хвилину і не більше пʼяти на годину: SMS коштує салону грошей, а посилання публічне. Помилитися PIN-кодом або кодом із SMS можна пʼять разів — після цього код стирається і потрібен новий. Прострочене посилання показує сторінку «термін минув», а не сторінку підпису; уже підписане — сторінку зі станом.

Нагадування, прострочення і перевірка

Три речі роблять команди, які запускаються за розкладом на сервері:

• edo/expire-requests — щогодини позначає прострочені запити;
• edo/send-reminders — щодня о десятій шле нагадування тим, у кого до кінця терміну залишилося три дні (частіше ніж раз на добу одна людина нагадування не отримає);
• edo/cleanup-pdf — прибирає згенеровані PDF, старші за тридцять днів.

PDF документа збирається на вимогу і щоразу заново: документ міг змінитися після минулої генерації, і віддавати на «скачати» вчорашній файл не можна. Якщо увімкнено налаштування «QR-код для перевірки», у файл додається блок із кодом перевірки і посиланням на сторінку перевірки — поки що текстом, а не картинкою коду.

Сторінка перевірки публічна: за кодом документа будь-хто — банк, орендодавець, бухгалтер контрагента — бачить номер, дату, тип, стан, компанію, суму і перелік тих, хто підписав, із датами. Той самий код і посилання отримувач бачить у листі-підтвердженні після підпису. Без коду сторінка не показує нічого.

Що варто робити

Заповніть налаштування до першої відправки: без прізвища директора і печатки документ формально виглядає порожнім, а міняти це заднім числом у вже підписаному документі не можна. Для документів, які підписує стороння людина, ставте PIN або SMS замість простої галочки — саме вони роблять підпис перевірюваним. І тримайте увімкненою команду прострочення: запит, у якого минув термін, але який досі показується як «очікує підпису», плутає більше, ніж відсутність відповіді.