Задачи для команды: канбан, чек-листы, SLA и календарь в телефоне

Половина задач в салоне живёт в голове администратора, вторая половина в чате команды. Обе теряются. Задачи в CRM — это список с ответственным, дедлайном и статусом, который виден всем, кому нужно.

Где это в CRM

• Задачи: раздел «Задачи», канбан и список.
• SLA: «Настройки → Процессы → SLA-политики».
• Автоматизация: «Настройки → Процессы → Автоматизация задач».

Статусы и канбан

Базовых статусов четыре: новая, в работе, выполнена, отменена. Свои статусы и колонки канбана вы добавляете сами. Задача перемещается между колонками перетаскиванием; есть приоритеты от низкого до срочного.

Задача связывается с тем, о чём она: с заявкой, записью, клиентом. Задача «Перезвонить» из заявки создаётся сама, когда заявка переходит в соответствующий статус.

Чек-листы и дедлайны

Внутри задачи есть чек-лист: пункты с отметкой «сделано» и прогрессом. У задачи есть дедлайн, напоминание, оценка времени и фактическое время. Просроченные задачи собираются отдельным списком.

SLA

Для команд, где на задачи надо реагировать в срок, есть политики SLA: время на первую реакцию и время на выполнение, в минутах, по приоритету. При создании задачи система считает оба дедлайна; нарушение отмечается автоматически. Политика может считать только рабочие часы, и тогда это понедельник–пятница с 9:00 до 18:00.

Согласования

Задача может требовать согласования одним или несколькими людьми, параллельно или по очереди. Каждый согласующий видит свой запрос и оставляет комментарий.

Повторяющиеся задачи

«Инвентаризация ежемесячно», «полить цветы по понедельникам». Задача-шаблон с правилом повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно, с интервалом и датой или количеством повторений. Экземпляры создаются автоматически и не тянут за собой правило повторения: каждый из них обычная задача.

Календарь в телефоне

Задачи со сроком можно видеть в Google Calendar, Apple Calendar или Outlook. В разделе «Задачи» нажмите кнопку «Календарь», выберите, что показывать: только свои задачи или все задачи компании, с выполненными или без, и включите подписку. Скопируйте ссылку в календарь или нажмите «Открыть в календаре»; для Google Calendar на экране есть пошаговая инструкция.

Ссылка личная: чужие приватные задачи в неё не попадают. На экране видно, когда календарь в последний раз забирал обновления, поэтому «добавил, а ничего нет» проверяется одним взглядом: календари обновляют подписки сами, раз в несколько часов. Если ссылка ушла не туда, сбросьте её одним нажатием: старая сразу перестаёт работать.

Лимит открытых задач

На бесплатном тарифе одновременно открытых задач может быть 20, на Start 500, дальше без ограничений. Считаются именно открытые: закрыли старые — место освободилось. При превышении нельзя создать новую и нельзя вернуть закрытую в работу, а перемещение между активными колонками работает как всегда.