Задачи для команды: канбан, чек-листы, SLA и календарь в телефоне

Половина задач в салоне живёт в голове администратора, вторая половина в чате команды. Обе теряются. Задачи в CRM — это список с ответственным, дедлайном и статусом, который виден всем, кому нужно.

Статусы и канбан

Базовых статусов четыре: новая, в работе, выполнена, отменена. Свои статусы и колонки канбана вы добавляете сами. Задача перемещается между колонками перетаскиванием; есть приоритеты от низкого до срочного.

Задача связывается с тем, о чём она: с заявкой, записью, клиентом. Задача «Перезвонить» из заявки создаётся сама, когда заявка переходит в соответствующий статус.

Чек-листы и дедлайны

Внутри задачи есть чек-лист: пункты с отметкой «сделано» и прогрессом. У задачи есть дедлайн, напоминание, оценка времени и фактическое время. Просроченные задачи собираются отдельным списком.

SLA

Для команд, где на задачи надо реагировать в срок, есть политики SLA: время на первую реакцию и время на выполнение, в минутах, по приоритету. При создании задачи система считает оба дедлайна; нарушение отмечается автоматически. Политика может считать только рабочие часы, и тогда это понедельник–пятница с 9:00 до 18:00.

Согласования

Задача может требовать согласования одним или несколькими людьми, параллельно или по очереди. Каждый согласующий видит свой запрос и оставляет комментарий.

Повторяющиеся задачи

«Инвентаризация ежемесячно», «полить цветы по понедельникам». Задача-шаблон с правилом повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежегодно, с интервалом и датой или количеством повторений. Экземпляры создаются автоматически и не тянут за собой правило повторения: каждый из них обычная задача.

Календарь в телефоне

Задачи с дедлайном можно видеть в Google Calendar, Apple Calendar или Outlook. Для этого создаётся ключ API в разделе интеграций, а в задачах берётся ссылка на подписку. Календарь обновляет её сам. В подписку попадают только задачи с датой и не приватные.

Кто знает ссылку, видит задачи компании, поэтому не пересылайте её. Если ссылка ушла не туда, удалите ключ и создайте новый.

Лимит открытых задач

На бесплатном тарифе одновременно открытых задач может быть 20, на Start 500, дальше без ограничений. Считаются именно открытые: закрыли старые — место освободилось. При превышении нельзя создать новую и нельзя вернуть закрытую в работу, а перемещение между активными колонками работает как всегда.