Задачі для команди: канбан, чек-листи, SLA і календар у телефоні

Половина задач у салоні живе в голові адміністратора, друга половина в чаті команди. Обидві губляться. Задачі в CRM — це список з відповідальним, дедлайном і статусом, який видно всім, кому треба.

Де це в CRM

• Задачі: розділ «Задачі», канбан і список.
• SLA: «Налаштування → Процеси → SLA-політики».
• Автоматизація: «Налаштування → Процеси → Автоматизація задач».

Статуси і канбан

Базових статусів чотири: нова, в роботі, виконана, скасована. Свої статуси і колонки канбану ви додаєте самі. Задача переміщується між колонками перетягуванням; є пріоритети від низького до термінового.

Задача пов'язується з тим, про що вона: із заявкою, записом, клієнтом. Задача «Передзвонити» із заявки створюється сама, коли заявка переходить у відповідний статус.

Чек-листи і дедлайни

Всередині задачі є чек-лист: пункти з відміткою «зроблено» і прогресом. У задачі є дедлайн, нагадування, оцінка часу і фактичний час. Прострочені задачі збираються окремим списком.

SLA

Для команд, де на задачі треба реагувати в строк, є політики SLA: час на першу реакцію і час на виконання, у хвилинах, за пріоритетом. При створенні задачі система рахує обидва дедлайни; порушення відмічається автоматично. Політика може рахувати тільки робочі години, і тоді це понеділок–п'ятниця з 9:00 до 18:00.

Погодження

Задача може вимагати погодження одним або кількома людьми, паралельно або по черзі. Кожен погоджувач бачить свій запит і залишає коментар.

Повторювані задачі

«Інвентаризація щомісяця», «полити квіти щопонеділка». Задача-шаблон із правилом повторення: щодня, щотижня, щомісяця, щороку, з інтервалом і датою або кількістю повторень. Екземпляри створюються автоматично і не тягнуть за собою правило повторення: кожен з них звичайна задача.

Календар у телефоні

Задачі зі строком можна бачити в Google Calendar, Apple Calendar або Outlook. У розділі «Задачі» натисніть кнопку «Календар», оберіть, що показувати: тільки свої задачі або всі задачі компанії, з виконаними чи без, і увімкніть підписку. Скопіюйте посилання в календар або натисніть «Відкрити в календарі»; для Google Calendar на екрані є покрокова інструкція.

Посилання особисте: чужі приватні задачі в нього не потрапляють. На екрані видно, коли календар востаннє забирав оновлення, тому «додав, а нічого немає» перевіряється одним поглядом: календарі оновлюють підписки самі, раз на кілька годин. Якщо посилання пішло не туди, скиньте його одним натисканням: старе одразу перестає працювати.

Ліміт відкритих задач

На безкоштовному тарифі одночасно відкритих задач може бути 20, на Start 500, далі без обмежень. Рахуються саме відкриті: закрили старі — місце звільнилося. При перевищенні не можна створити нову і не можна повернути закриту в роботу, а переміщення між активними колонками працює як завжди.