Предоплата за запись: как уменьшить неявки и что будет с депозитом

Клиент, который заплатил 300 гривен вперёд, приходит. Клиент, который записался в директ и пропал, приходит не всегда. Предоплата не для того, чтобы заработать на неявках, а чтобы их не было.

Предоплата доступна на тарифе Start и выше. Для неё нужен подключённый эквайринг салона: LiqPay, Monobank, WayForPay, RozetkaPay или Hutko. Деньги идут на ваш счёт напрямую, BeeSection их не касается.

Где это в CRM

• Ссылка на оплату: в карточке записи, кнопка «Ссылка на оплату».
• Плата за неявку и окно отмены: «Настройки → Салон → Политика бронирования».
• Эквайринг: «Настройки → Интеграции».

Три вида платежа до визита

Предоплата. Часть или вся стоимость услуги. При визите она засчитывается в счёт: услуги на 2500 ₴, предоплата 500 ₴, к оплате 2000 ₴.

Депозит. Залог, который клиент вносит, чтобы закрепить время. При визите так же засчитывается в счёт.

Плата за запись. Фиксированная сумма за сам факт бронирования, например 100 ₴. Тоже засчитывается в счёт при визите.

Большинству салонов достаточно предоплаты. Плата за запись имеет смысл там, где стоимость услуги становится известна только после консультации.

Как выставить оплату

В карточке записи вы создаёте ссылку на оплату: указываете сумму и вид платежа. Сумма не может превышать то, что клиент ещё должен по этой записи: выставить 1000 ₴ на услугу за 800 ₴ система не даст. Если по записи уже была неоплаченная ссылка, она отменяется, и действует только последняя.

Ссылка отправляется клиенту любым каналом: в Telegram, в директ, SMS. Клиент оплачивает картой на странице платёжной системы.

После оплаты запись отмечается оплаченной сама, по сообщению от платёжной системы. Платёж сразу проводится по кассе, а клиент получает сообщение об оплате. Проверять вручную и переносить сумму из выписки не нужно.

Что происходит при визите

Когда клиент пришёл и вы открываете визит из записи, предоплата переносится в него автоматически, и по кассе она второй раз не проводится. В визите видны общая сумма, сколько уже оплачено и остаток. Если клиент доплачивает наличными или картой, принимаете остаток как обычный платёж.

Если итог визита вышел меньше внесённой суммы, разницу возвращают через возврат в визите: система не делает этого сама и не показывает «к возврату» отдельной строкой. Поэтому депозит лучше брать не больше минимальной стоимости услуги.

История платежей остаётся в карточке клиента: видно, когда и за какую запись он платил.

Если клиент не пришёл

Отметьте запись статусом «не пришёл», а не удаляйте её. Так:

• напоминания по этой записи останавливаются;
• в карточке клиента растёт счётчик неявок;
• предоплата остаётся в истории.

Что делать с предоплатой при неявке, решаете вы. В политике записей можно задать плату за неявку и за позднюю отмену: тогда удержание считается по правилу, а не на глаз. Свои правила стоит написать на странице записи и в сообщении со ссылкой на оплату: спор «меня не предупредили» дороже предоплаты.

С какой суммы начинать

Не с полной. Предоплата в 20–30 % от стоимости уже отсеивает тех, кто записался «на всякий случай», и не отпугивает тех, кто идёт на самом деле. Полную предоплату есть смысл просить за услуги с дорогими материалами, которые вы закупаете под конкретного клиента.

Через месяц посмотрите в отчёте неявок, как изменилась их доля. Обычно она падает в несколько раз, и после этого сумму предоплаты можно даже уменьшить.