Передоплата за запис: як зменшити неявки і що буде з депозитом

Клієнт, який заплатив 300 гривень наперед, приходить. Клієнт, який записався в дірект і зник, приходить не завжди. Передоплата не для того, щоб заробити на неявках, а щоб їх не було.

Передоплата доступна на тарифі Start і вище. Для неї потрібен підключений еквайринг салону: LiqPay, Monobank, WayForPay, RozetkaPay або Hutko. Гроші йдуть на ваш рахунок напряму, BeeSection їх не торкається.

Три види платежу до візиту

Передоплата. Частина або вся вартість послуги. При візиті вона зараховується в рахунок: послуги на 2500 ₴, передоплата 500 ₴, до сплати 2000 ₴.

Депозит. Застава, яку клієнт вносить, щоб закріпити час. При візиті так само зараховується в рахунок.

Плата за запис. Фіксована сума за сам факт бронювання, наприклад 100 ₴. Теж зараховується в рахунок при візиті.

Для більшості салонів достатньо передоплати. Плата за запис має сенс там, де вартість послуги стає відома тільки після консультації.

Як виставити оплату

У картці запису ви створюєте посилання на оплату: вказуєте суму і вид платежу. Сума не може перевищувати те, що клієнт ще винен за цим записом: виставити 1000 ₴ на послугу за 800 ₴ система не дасть. Якщо за записом уже було неоплачене посилання, воно скасовується, і діє тільки останнє.

Посилання надсилається клієнту будь-яким каналом: у Telegram, у дірект, SMS. Клієнт оплачує карткою на сторінці платіжної системи.

Після оплати запис відмічається оплаченим сам, за повідомленням від платіжної системи. Платіж одразу проводиться по касі, а клієнт отримує повідомлення про оплату. Перевіряти вручну і переносити суму з виписки не потрібно.

Що відбувається при візиті

Коли клієнт прийшов і ви відкриваєте візит із запису, передоплата переноситься в нього автоматично, і по касі вона вдруге не проводиться. У візиті видно загальну суму, скільки вже сплачено і залишок. Якщо клієнт доплачує готівкою або карткою, приймаєте залишок як звичайний платіж.

Якщо підсумок візиту вийшов меншим за внесену суму, різницю повертають через повернення у візиті: система не робить цього сама і не показує «до повернення» окремим рядком. Тому депозит краще брати не більшим за мінімальну вартість послуги.

Історія платежів залишається в картці клієнта: видно, коли і за який запис він платив.

Якщо клієнт не прийшов

Позначте запис статусом «не прийшов», а не видаляйте його. Так:

• нагадування за цим записом зупиняються;
• у картці клієнта зростає лічильник неявок;
• передоплата залишається в історії.

Що робити з передоплатою при неявці, вирішуєте ви. У політиці записів можна задати плату за неявку та за пізнє скасування: тоді утримання рахується за правилом, а не на око. Свої правила варто написати на сторінці запису і в повідомленні з посиланням на оплату: суперечка «мене не попередили» дорожча за передоплату.

З якої суми починати

Не з повної. Передоплата в 20–30 % від вартості вже відсіює тих, хто записався «про всяк випадок», і не відлякує тих, хто йде насправді. Повну передоплату є сенс просити за послуги з дорогими матеріалами, які ви закуповуєте під конкретного клієнта.

Через місяць подивіться у звіті неявок, як змінилася їхня частка. Зазвичай вона падає в кілька разів, і після цього суму передоплати можна навіть зменшити.