Переезд из другой CRM: импорт клиентов из Excel и что делать, если не так

База клиентов — главная причина не менять CRM. Перенести её вручную невозможно, а потерять страшно. Импорт в BeeSection сделан так, чтобы перенести за один вечер и, если что-то не так, откатить.

Где это в CRM

• Импорт и выгрузка: «Настройки → Интеграции → Импорт и экспорт».

Что можно загрузить

В таком порядке, потому что следующее зависит от предыдущего: клиенты, категории услуг, услуги, мастера, товары, заявки, визиты. Файл — CSV или Excel, до 64 МБ; больший разделите на части.

Три шага

Загрузить. Вы выбираете сущность и файл. Система определяет разделитель и кодировку, показывает первые 20 строк и предлагает, какая колонка файла соответствует какому полю. Подбор идёт по названиям колонок и по содержимому: колонка с номерами, похожими на телефоны, станет телефоном, даже если называется «контакт». Если этот же файл уже загружали, вы увидите предупреждение.

Проверить колонки. Вы правите подбор там, где он ошибся, и сохраняете профиль. В следующий раз файл с такими же заголовками подхватит профиль сам. Для выгрузок из Altegio и YCLIENTS, Booksy готовые профили есть; для Fresha и DIKIDI тоже, но они помечены как непроверенные.

Запустить. Сначала пробный прогон: система проходит файл, находит ошибки в строках и ничего не пишет. Потом настоящий. До 2000 строк импорт идёт сразу; больше — встаёт в очередь, и вы видите прогресс.

Дубли

Для клиентов дубль определяется по телефону. Стратегии три:

• пропустить — оставить то, что есть; для первого переноса;
• обновить — дописать в карточку значения из файла; для доливки;
• создать — осознанный дубль.

Откат

Каждый импорт записывает, что именно он создал и что изменил. Кнопка «Откатить» удаляет созданные записи и возвращает изменённые к прежним значениям. Созданный клиент, на которого уже ссылается запись или визит, не удаляется: он остаётся и попадает в отчёт отката как пропущенный. Так откат не ломает то, что вы успели сделать после импорта.

Выгрузка

Свои данные можно выгрузить в CSV или Excel в любой момент, с выбором колонок и фильтров. Excel ограничен 50 000 строками; для большего берите CSV. В разделах «Клиенты», «Записи» и «Заявки» есть кнопка «Экспорт»: она выгружает ровно то, что сейчас на экране, с текущими фильтрами — сегмент клиентов, период и мастера записей, менеджера заявок. Большая выгрузка готовится в фоне: система заранее оценивает объём и время, файл появляется в разделе «Перенос данных → Выгрузки», а вам приходит уведомление; готовый файл хранится семь дней. Право на выгрузку отдельно от права на загрузку: файл со всей базой уносит её из салона целиком, и давать его всем не стоит.

Сначала пример, потом перенос

Пока базы ещё нет, пустая CRM ничего не показывает: ни как выглядит загруженная неделя, ни зачем нужны абонементы. На пустом дашборде и в «Настройки → Компания» есть кнопка «Заполнить примером»: она заводит демо-мастеров, клиентов и записи по сфере вашего салона. Демо помечены отдельно, и когда пойдут настоящие клиенты, их убирает кнопка «Убрать демо» — стартовые услуги и товары остаются, а строки, на которые уже сослались деньги или склад, не трогаются.