Переїзд з іншої CRM: імпорт клієнтів з Excel і що робити, якщо не так

База клієнтів — головна причина не міняти CRM. Перенести її вручну неможливо, а втратити страшно. Імпорт у BeeSection зроблений так, щоб перенести за один вечір і, якщо щось не так, відкотити.

Де це в CRM

• Імпорт і вивантаження: «Налаштування → Інтеграції → Імпорт та експорт».

Що можна завантажити

У такому порядку, бо наступне залежить від попереднього: клієнти, категорії послуг, послуги, майстри, товари, заявки, візити. Файл — CSV або Excel, до 64 МБ; більший розділіть на частини.

Три кроки

Завантажити. Ви вибираєте сутність і файл. Система визначає роздільник і кодування, показує перші 20 рядків і пропонує, яка колонка файлу відповідає якому полю. Підбір іде за назвами колонок і за вмістом: колонка з номерами, схожими на телефони, стане телефоном, навіть якщо називається «контакт». Якщо цей самий файл уже завантажували, ви побачите попередження.

Перевірити колонки. Ви правите підбір там, де він помилився, і зберігаєте профіль. Наступного разу файл з такими ж заголовками підхопить профіль сам. Для вивантажень з Altegio і YCLIENTS, Booksy готові профілі є; для Fresha і DIKIDI теж, але вони позначені як неперевірені.

Запустити. Спочатку пробний прогін: система проходить файл, знаходить помилки в рядках і нічого не пише. Потім справжній. До 2000 рядків імпорт іде одразу; більше — стає в чергу, і ви бачите прогрес.

Дублі

Для клієнтів дубль визначається за телефоном. Стратегії три:

• пропустити — залишити те, що є; для першого перенесення;
• оновити — дописати в картку значення з файлу; для доливання;
• створити — свідомий дубль.

Відкат

Кожен імпорт записує, що саме він створив і що змінив. Кнопка «Відкотити» видаляє створені записи і повертає змінені до попередніх значень. Створений клієнт, на якого вже посилається запис чи візит, не видаляється: він залишається і потрапляє у звіт відкату як пропущений. Так відкат не ламає те, що ви встигли зробити після імпорту.

Вивантаження

Свої дані можна вивантажити в CSV або Excel у будь-який момент, з вибором колонок і фільтрів. Excel обмежений 50 000 рядками; для більшого беріть CSV. У розділах «Клієнти», «Записи» та «Заявки» є кнопка «Експорт»: вона вивантажує рівно те, що зараз на екрані, з поточними фільтрами — сегмент клієнтів, період і майстра записів, менеджера заявок. Велике вивантаження готується у фоні: система заздалегідь оцінює обсяг і час, файл з'являється в розділі «Перенесення даних → Вивантаження», а вам приходить сповіщення; готовий файл зберігається сім днів. Право на вивантаження окреме від права на завантаження: файл з усією базою виносить її із салону цілком, і давати його всім не варто.

Спочатку приклад, потім перенесення

Поки бази ще немає, порожня CRM нічого не показує: ні як виглядає завантажений тиждень, ні навіщо потрібні абонементи. На порожньому дашборді та в «Налаштування → Компанія» є кнопка «Заповнити прикладом»: вона заводить демо-майстрів, клієнтів і записи за сферою вашого салону. Демо позначені окремо, і коли підуть справжні клієнти, їх прибирає кнопка «Прибрати демо» — стартові послуги й товари лишаються, а рядки, на які вже послалися гроші чи склад, не чіпаються.